Tout savoir sur la BDES du CSE

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La BDES, base de données économiques et sociales du CSE

Ecrit le 21/10/2020 - Mise à jour le 23/10/2020

La base de données économiques et sociales (BDES) du CSE est obligatoire dans toutes les entreprises de plus de 50 salariés depuis 2015. Cependant, les obligations légales liées à la BDES ont évolué au gré des réformes et des différents décrets, notamment suite à la loi Travail. Pour vous aider à y voir plus clair, voici tout ce que vous devez savoir sur la BDES de votre entreprise.

 

La BDES, c’est quoi ?

 

Impulsée par les partenaires sociaux et initialement appelée BDU (Base de données unique), la BDES est créée par l’accord national interprofessionnel (ANI) du 11 janvier 2013. Elle est obligatoire pour toutes les entreprises de plus de 300 salariés depuis le 14 janvier 2013 et l’entrée en vigueur de la loi relative à la sécurisation de l’emploi. Puis, en 2015, l’obligation de mettre en place une BDES est étendue aux entreprises ayant au moins 50 salariés.

 

Cette obligation consiste, pour l’employeur, à mettre à disposition du CSE une base de données qui rassemble les informations sur les grandes orientations économiques et sociales de l'entreprise. Le CSE peut ainsi disposer de données précises, claires et objectives pour mener à bien ses missions (lire : Rôle et missions du CSE).

 

La BDES, c’est pour qui ?

 

Si la BDES est obligatoire pour toutes les entreprises qui emploient au moins 50 salariés, les modalités diffèrent en fonction de l’effectif de l’entreprise. Dans les entreprises de moins de 300 salariés, le fonctionnement de la BDES est fixé : 

  • par un accord d'entreprise majoritaire ;
  • ou en l'absence de délégué syndical, par un accord entre l'employeur et le CSE, adopté à la majorité des membres titulaires ;
  • ou à défaut par un accord de branche.

 

Pour les entreprises ayant plusieurs établissements, les effectifs sont calculés au niveau global de l'entreprise, et non par établissement. La BDES doit alors rassembler les données au niveau de l'entreprise et non par établissements distincts.

 

Enfin, les groupes d'entreprises n’ont pas obligation de créer une base de données unique spécifique au groupe. Néanmoins, si ils décident de créer une BDES pour le groupe d’entreprises, celle-ci s’ajoute aux bases de données propres à chacune des entreprises constituant le groupe.

 

La BDES, comment ça marche ?

 

C’est à l'employeur de concevoir, mettre en place et maintenir à jour la BDES du CSE. Il en fixe les conditions d'accès, de consultation, d'utilisation et d'actualisation. Ces conditions peuvent faire l’objet d'un accord collectif mais la BDES doit être accessible en permanence aux élus du CSE. Elle est également tenue à la disposition des personnes habilitées à la consulter : la direction, les ressources humaines, le service financier et les délégués syndicaux. 

 

Toutes les données de la BDES doivent être à jour et facilement interprétables. Si le support papier est accepté pour les entreprises de moins de 300 salariés, la base de données est obligatoirement numérique pour celles dont l’effectif dépasse 300 salariés. La solution numérique est très souvent privilégiée par les entreprises pour que la BDES soit simple à actualiser et plus facilement consultable. Outre la possibilité de mettre en place un fichier partagé, il existe aujourd’hui des solutions web clé en main.

 

Enfin, tous les utilisateurs de la BDES doivent respecter des règles de confidentialité. Certaines informations figurant dans la base de données sont soumises à une obligation de discrétion. Il revient à l’employeur de préciser le caractère confidentiel des données et d’indiquer la durée de cette confidentialité.

 

La BDES du CSE doit rassembler les informations sur l'année en cours, les deux années précédentes et les trois années suivantes sous forme de perspectives. Cette période peut faire l’objet d’un accord pour être modifiée. Plus d'info sur le site du service public.

 

Quelles informations sont obligatoires dans la BDES ?

 

La BDES du CSE doit faire apparaître un certain nombre d’informations obligatoires (Ordonnances Macron). Celles-ci varient si l’effectif de l’entreprise est compris entre 50 et 300 salariés ou si l’entreprise compte plus de 300 salariés.

 

Pour les entreprises de plus de 300 salariés : 

 

  • investissement social 
  • investissement matériel et immatériel
  • égalité professionnelle entre les femmes et les hommes
  • rémunération des salariés et dirigeants
  • représentants du personnel et activités sociales et culturelles
  • rémunération des financeurs
  • flux financiers
  • partenariats
  • transferts commerciaux et financiers

 

Pour les entreprises dont l’effectif est compris entre 50 à 300 salariés :

 

  • investissement social 
  • investissement matériel et immatériel
  • égalité professionnelle entre les femmes et les hommes
  • fonds propres, endettement et impôts
  • rémunération des salariés et dirigeants
  • activités sociales et culturelles
  • rémunération des financeurs
  • flux financiers
  • partenariats
  • transferts commerciaux et financiers

 

Le contenu de la BDES peut cependant être entièrement personnalisé via un accord d’entreprise conclu entre l’employeur et le CSE (ou les délégués syndicaux). Libre, cet accord doit néanmoins permettre que le contenu de la BDES fournisse une information complète aux élus.

 

Ainsi, un accord d'entreprise peut :

  • déterminer l'organisation, l'architecture et le contenu de la BDES ;
  • prévoir que la BDES n'aura plus à renseigner des informations sur les deux années précédentes et des perspectives sur les trois années suivantes ;
  • prévoir les conditions de fonctionnement, le support ainsi que les critères de consultation et d'utilisation de la BDES ;
  • exclure certaines informations du BDES comme la sous-traitance et les transferts financiers.

 

Quels risques en l’absence de BDES ?

 

Le CSE, un représentant du personnel, un syndicat ou l’inspection du travail peuvent saisir le tribunal en l’absence de BDES ou si celle-ci est incomplète ou non mise à jour.

 

L’employeur peut alors être condamné pour délit d’entrave en tant que personne physique et encourt une amende de 7.500€. Pour une personne morale, l’amende est de 37.500€ et peut aller jusqu’à 75.000€ en cas de récidive. 

 

Le tribunal peut également ordonner à l’employeur la mise en place ou la mise à jour de la BDES et appliquer une astreinte par jour de carence.

 

Pour bénéficier d’autres informations et actualités sur le rôle et le fonctionnement du CSE, rendez-vous sur notre blog dédié aux élus de CSE !

 

 

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