Les budgets et la gestion financière du CSE

Budgets et gestion financière du CSE

Tout savoir sur la gestion des budgets d'un Comité Social et Économique

Ecrit le 12/10/2022 - Mise à jour le 12/10/2022

Temps de lecture : 30 min

 

Les entreprises de plus de 11 salariés doivent mettre en place un Comité Social et Economique (CSE). Les missions de ce dernier sont multiples, du fait de son rôle de représentant des salariés auprès de l’employeur. Ses attributions portent sur les questions relatives à la gestion économique et financière de l’entreprise, à l’organisation du travail, à la formation professionnelle et aux techniques de production.

Or, pour œuvrer, le CSE doit disposer d’un budget de fonctionnement ainsi que d’un budget des activités sociales et culturelles. Et qui dit budgets, dit gestion. Ce qu’il faut retenir sur ces aspects.

Le budget du CSE

Dès lors que l’entreprise compte à partir de 50 salariés, le CSE doit disposer de deux budgets distincts :

  • Un budget dit de fonctionnement, dont le montant et les modalités d'utilisation doivent être inscrits dans les comptes annuels ou les documents comptables du CSE ;
  • Un budget pour financer les activités sociales et culturelles, le fameux budget ASC du CSE.

Pour tout savoir en détail sur la comptabilité du CSE, consultez notre dossier spécial à destination des CSE et en particulier des trésoriers !

Le budget de fonctionnement

Au titre de budget de fonctionnement du CSE, l’employeur, en fonction du nombre d’employés, doit lui verser annuellement, en début d’année ou en plusieurs fois, une subvention calculée sur la masse salariale brute de l’année en cours de l’entreprise. La loi reconnaît 2 grandes catégories d’employeurs :

  • Les employeurs de 50 à 1999 salariés ;
  • Les employeurs de 2000 salariés et plus.

L’employeur peut également consacrer une somme supérieure, si cela est prévu par accord ou usage d’entreprise.

Si l’employeur n’a pas eu la possibilité de déterminer la masse salariale au moment du versement de la subvention, cette dernière peut être calculée par rapport à la masse salariale de l’année précédente. En contrepartie et afin que le CSE puisse continuer à fonctionner normalement, l’employeur doit faire le nécessaire pour connaître sa masse salariale actuelle, puis régulariser le reste à payer de la subvention.

Le budget des activités sociales et culturelles

Pour le budget des activités sociales et culturelles, le Code du travail prévoit que le montant dépend des sommes mises en œuvre par l’employeur à destination des œuvres sociales avant la constitution du CSE dans l’entreprise. Cela signifie également que l’employeur est en droit de ne verser aucune subvention au titre des ASC :

  • S’il ne finançait aucune activité à caractère sociale avant l’arrivée du CSE ;
  • S’il verse déjà une somme ou de moyens équivalents à 0,22 % au CSE.

S’il décide de subventionner les ASC, il doit :

  • Déterminer la date de prise en charge des activités par le comité ;
  • Déterminer les 3 années civiles précédentes ;
  • Calculer le montant des dépenses à but sociales pour chacune de ces 3 années ;
  • Prendre en compte le montant le plus élevé en valeur ;
  • Calculer le pourcentage en divisant ce montant par la masse salariale brute de l’année concernée.

Les années suivantes, la contribution de l’employeur :

  • Ne doit pas être inférieure au montant en valeur des dépenses sociales de l’année de référence ;
  • Ne doit pas être inférieure au montant versé l’année de référence si la masse salariale a diminué depuis l’année de référence.

Il est également important de noter que le CSE peut ajouter à son budget ASC :

  • Les versements facultatifs des salariés en guise de cotisations et dont le mode de collecte et d’utilisation est fixé par le Comité ;
  • Les subventions accordées par les collectivités publiques ou les organisations syndicales ;
  • Les dons et legs ;
  • Les recettes issues des événements mis en œuvre par le Comité.

À retenir

On comprend par œuvres sociales le financement d’un restaurant d’entreprise, les cadeaux offerts aux enfants des salariés pour les fêtes de Noël, les pots de fin d’année, etc. Ne sont pas compris le service de prévention et de santé au travail (SPST), la contribution à des œuvres qui ne concernent en aucun cas les salariés de l’entreprise, le financement de besoins qui n’existent plus au moment du calcul de la subvention.

Le budget du CSE de moins de 50 salariés

Ici le CSE ne dispose pas de budget à proprement parler, qu’il s’agisse d’un budget de fonctionnement ou d’ASC.

Le budget du CSE de plus de 50 salariés

Dans une telle configuration, le CSE dispose d’un budget des Activités Sociales et Culturelles (ASC), différent de son budget de fonctionnement. Il est calculé en fonction de la masse salariale brute de l’entreprise et déterminé par un accord d’entreprise.

Déterminer le budget du CSE

En déterminant son budget, le CSE peut optimiser l’utilisation des subventions de l’employeur dans l'intérêt des salariés.

Le budget prévisionnel du CSE

L’article D 2315-38 du Code du travail demande au CSE de taille moyenne et de grande taille d’analyser les écarts entre son budget prévisionnel et son budget réalisé !

Participant au bon fonctionnement du Comité Social et Economique, le « budget prévisionnel » consiste en un tableau financier qui regroupe les éléments suivants, liés aux actions du CSE pour l’exercice en cours ou celui à venir :

  • Les dépenses ou les charges ;
  • Les recettes ou les produits.

Véritable fil d’Ariane, il permet au CSE de suivre ses dépenses, aussi, il doit être tenu régulièrement, afin d’éviter toute erreur, tout oubli, etc.

Le budget prévisionnel concerne également les activités sociales et culturelles ! Il recueille le montant de la subvention versée l’année précédente ainsi que les montants dédiés l’année précédente aux activités proposées par le CSE aux bénéficiaires. Ceci afin de pouvoir, notamment, faire des projections financières en cas d’ajout ou de modification d’une activité !

Outil puissant lorsqu’il est mis en place et régulièrement tenu, le budget prévisionnel permet d’évaluer les coûts de chaque activité, de théoriser leur faisabilité financière en fonction du budget réalisé. En résumé, le budget prévisionnel participe activement à la prise de décision du CSE.

Le budget du CSE en fonction de la masse salariale

Comme mentionné plus haut, l’employeur est tenu de verser annuellement un budget de fonctionnement au CSE, également appelé subvention de fonctionnement.

Son montant varie en fonction de la masse salariale de l’entreprise. Rappelons que cette dernière est composée de l'ensemble des gains et rémunérations soumis, en vertu de l’article L. 242-1 du Code de la sécurité sociale, aux cotisations à la Sécurité sociale. Ne doivent pas être prises en compte dans le calcul les indemnités versées dans les cas de rupture de CDI.

Pour en revenir au montant versé annuellement par l’employeur au CSE en guise de budget de fonctionnement, il s’élève à :

  • 0,20 % de la masse salariale brute dans l’entreprise comptabilisant de 50 à 1 999 salariés ;
  • 0,22 % de la masse salariale brute dans l’entreprise comptabilisant au moins 2 000 salariés.

Le calcul du budget ASC du CSE

Dans les entreprises comptabilisant à partir de 50 salariés et dans le cadre de ses missions sociales et culturelles, le CSE est chargé de contrôler ou de participer activement à la gestion des activités sociales et culturelles (ASC) proposées aux bénéficiaires. Pour cela, le Comité possède un budget spécialement dédié, issu d’une subvention annuelle, fixée par accord d’entreprise ou respectant un minimum légal, et versé par l’employeur.

Concernant le calcul de ce budget consacré aux ASC, l’article L2312-81 du Code du travail rappelle que « le rapport de cette contribution (aux ASC) à la masse salariale brute ne peut être inférieur au même rapport existant pour l’année précédente ». Et si au contraire, l’employeur augmente sa part de contribution, le rapport à la masse salariale brute augmente et s’appliquera l’année suivante !

Budget CSE central

L’entreprise comptabilisant au moins 50 salariés et possédant au moins 2 établissements distincts doit constituer un CSE central (CSEC). Ce dernier doit disposer de son propre budget de fonctionnement et budget ASC. L’article L2315-62 du Code du travail stipule que le budget de fonctionnement doit être :

  • Déterminé par accord passé entre le comité central et les comités d'établissements ;
  • Ou, suivre les stipulations de la convention collective propre à la branche ;
  • Ou, comme le prévoit l’article R2315-32 du Code du travail, être déterminé par le tribunal.

Concernant le budget ASC (Activités Sociales et Culturelles), il est défini par l’entreprise puis réparti entre les comités d’établissements. Cette répartition, qui fait l’objet d’un accord d’entreprise, est calculée :

  • Au prorata des effectifs des établissements ;
  • Ou par rapport à leur masse salariale ;
  • Ou en combinant ces deux facteurs.

En l’absence d’accord d’entreprise quant à la répartition du budget ASC, l’article L2312-82 du Code du travail prévoit une répartition uniquement au prorata de la masse salariale de chaque établissement.

L’assiette de calcul du budget du CSE

On appelle « assiette de calcul » (du budget de fonctionnement et du budget des activités sociales et culturelles) la totalité des profits et rétributions soumis aux cotisations à la Sécurité Sociale. Ne sont pas pris en compte dans l’assiette de calcul du budget du CSE, notamment :

  • Les indemnités perçues par un salarié faisant l’objet d’une rupture du contrat de travail à durée indéterminée (CDI) ;
  • Les intéressements versés aux salariés ;
  • Les participations versées aux salariés ;
  • Les épargnes salariales alimentées par l’employeur ;
  • Les complémentaires retraite supplémentaires ;
  • Les actions et actions gratuites attribuées en guise d’avantages ;
  • Les sommes destinées au financement des titres-restaurant ;
  • La prise en charge financière par l’employeur des frais de transports publics et de carburants.

Le budget du CSE en pratique : utilisation, transfert, report

Comment utiliser, transférer ou reporter le budget du CSE ? Nos réponses dans ce chapitre du guide « Les budgets et la gestion financière du CSE » !

L’utilisation du budget de fonctionnement du CSE

C’est grâce au budget de fonctionnement que le CSE peut :

  • Financer la formation des membres élus ou délégués syndicaux au CSE à la gestion du budget et des attributions du CSE ;
  • Faire appel à des compétences externes lors de consultations stratégiques et économiques de l’entreprise (expert-comptable) ;
  • Rembourser les frais de déplacement des membres de la délégation ;
  • Payer les frais d’impression et de diffusion des documents officiels internes (PV, communiqué, etc.).

Pour l’aider dans sa mission, il y a l’URSSAF, qui encadre et contrôle l’utilisation de ce budget. Cela évite, par exemple, les erreurs, telles que l’utilisation du budget ASC pour financer le fonctionnement et vice versa.

Report de l’excédent du budget fonctionnement du CSE

Lorsque le CSE n’a pas entièrement mis en œuvre son budget de fonctionnement à la fin d’un l’exercice comptable, les élus ont le droit de reporter 10 % la somme non utilisée sur le budget de fonctionnement de l’année suivante. Cette somme servira de réserve et pourra être utilisée, l’année suivante ou plus tard, dans le cadre des missions du Comité.

Budget CSE : comment précéder en cas de transfert 

Toujours dans le cas où le CSE n’a pas utilisé tout son budget de fonctionnement, il est autorisé par l’article 4 du décret du 26 octobre 2018 à transférer 10 % de cet excédent annuel sur le budget ASC. Les règles à suivre impérativement dans le cadre d’un tel transfert :

  • Pour valider un transfert de fonds depuis le budget de fonctionnement vers le budget ASC, les élus doivent procéder à une délibération en assemblée plénière ;
  • Le transfert doit être inscrit dans les comptes annuels du CSE ;
  • Il doit être également inscrit dans le rapport sur les activités et à la gestion financière du CSE ;
  • La somme transférée ne pourra pas être utilisée pour financer les besoins en expertise du CSE lors de consultations sur les orientations stratégiques de l’entreprise, ainsi que les consultations ponctuelles du CSE, qui ne pourront plus être prises en charge par l’employeur, si le budget est insuffisant, pendant 3 ans ;
  • Le CSE ne pourra pas obliger l’employeur à lui verser une somme supplémentaire pour compléter son budget de fonctionnement.

Le versement du budget CSE

La comptabilité est ultra-simplifiée pour les petits CSE, qui nécessitent uniquement un livre de comptes dans lequel figurent les dépenses et les recettes, accompagné d’une synthèse annuelle sur le patrimoine du CSE.

Les CSE de taille moyenne doivent quant à eux mettre en place une comptabilité générale, en partie double. Le recours à un expert-comptable pour valider les comptes est obligatoire (les frais sont décomptés du budget de fonctionnement). Le trésorier doit quant à lui fournir une présentation simplifiée des comptes annuels ainsi que trois rapports :

  • Un rapport de gestion ;
  • Un second sur les transactions significatives ;
  • Un troisième sur les conventions passées entre le CSE et l’un de ses membres.

Les grands CSE doivent respecter les obligations comptables de droit commun (PCG) régies par le Code de commerce. La certification par un commissaire aux comptes (rémunéré par le budget de fonctionnement du CSE) est obligatoire, tout comme la présentation des comptes annuels, au plus tard 6 mois après la clôture de l’exercice comptable. La réunion de présentation des comptes annuels doit être le seul sujet à l’ordre du jour et faire l’objet d’un procès-verbal spécifique.

Comment utiliser le budget de fonctionnement ?

Voici l’utilisation du budget de fonctionnement du CSE en détail.

Pour la formation des élus

En vertu de l’article L. 2315-63 du Code du travail et dans le cadre des droits à la formation CSE, le Comité doit s’appuyer sur son budget de fonctionnement pour prendre en charge le coût de la formation des élus. Par formation, il faut comprendre la formation à proprement parler (de 5 jours maximum), mais également l’hébergement et les frais de transport, si nécessaire.

Mais également pour financer les outils de communication, les fournitures...

En effet, c’est sur le budget de fonctionnement que le CSE doit financer :

  • L’achat de fournitures ;
  • Les communications téléphoniques si nécessaire ;
  • Les frais de déplacement ;
  • Les assurances ;
  • Les outils de communication ;
  • Les supports d’information du CSE et de ses élus.

Comment utiliser le budget ASC ?

Le budget ASC du CSE permet de financer de nombreux avantages à l’attention des bénéficiaires. Voici comment l’utiliser de manière responsable, mais surtout en faisant véritablement plaisir aux salariés.

En offrant des chèques-cadeaux

Dans la grande majorité des cas, une bonne partie du budget ASC est consacré au financement des chèques-cadeaux, à hauteur de 171€ par an par événement et par bénéficiaire en 2022. L’URSSAF a dressé une liste précise des événements éligibles à la mise en place d’un tel avantage :

  • La naissance, l’adoption ;
  • Le mariage, le pacs ;
  • Le départ à la retraite ;
  • La fête des Mères, des Pères ;
  • La Sainte-Catherine, la Saint-Nicolas ;
  • Noël pour les salariés et les enfants jusqu’à 16 ans révolus dans l’année civile ;
  • La rentrée scolaire pour les salariés ayant des enfants âgés de moins de 26 ans dans l’année d’attribution du bon d’achat (sous réserve de la justification du suivi de scolarité). - Par « rentrée scolaire », il faut entendre toute rentrée de début d’année scolaire, universitaire… peu importe la nature de l’établissement : établissement scolaire, lycée professionnel, centre d’apprentissage...

Les chèques-cadeaux font non seulement plaisir aux bénéficiaires, mais surtout, ils augmentent le pouvoir d’achat de ces derniers !

En offrant des Chèques Kadéos Culture

Qui d’autre que le CSE est mieux placé au sein de l’entreprise pour favoriser l’accès des salariés à la culture ? Le chèque Kadéos culture est une valeur sûre pour les amateurs du genre, leur permettant d’accéder à une très longue liste de lieux et d’événements liés à la culture.

En remboursant les activités sportives, de loisirs, culturelles, ou les voyages

Comment élargir les horizons des salariés dans la vie quotidienne, lorsqu’ils sortent du bureau ? Comment leur permettre de profiter pleinement de moments en famille, en soufflant financièrement ?

Grâce au budget ASC, le CSE peut rembourser un bon nombre d’activités liées au sport, aux loisirs, à la culture ou même aux voyages. Cet avantage demande un peu d’organisation de la part des élus, qui doivent réunir les factures, vérifier les conditions d’éligibilité des bénéficiaires afin de procéder aux remboursements appropriés.

Ils doivent également réunir les coordonnées bancaires des salariés, afin de procéder auxdits remboursements. Pour leur faciliter la tâche, le CSE peut installer un logiciel de gestion, rapide à mettre en place et pratique à prendre en main !

En créant des événements dans l’entreprise

Les événements organisés au sein de l’entreprise sont fédérateurs, motivants et apportent une touche de fraîcheur dans le milieu professionnel. Les possibilités sont infinies entre les fêtes traditionnelles (Noël, Pâques) et les événements tels que les dîners pour les salariés adultes sur un bateau-mouche, au cabaret, etc.

Pour mettre en place une billetterie avec des tarifs négociés

On appelle billetterie CSE ce système qui permet au CSE de proposer aux bénéficiaires des tarifs négociés à la baisse sur une multitude de loisirs (cinéma, parcs d’attractions, spectacles, concerts, musées, visites de châteaux, etc.)

Le CSE peut mettre en place 2 types de billetterie :

  • La billetterie traditionnelle, à travers laquelle les bénéficiaires se rendent dans les bureaux du Comité pour acheter leurs billets.
  • La billetterie digitale, pour un CSE moderne, qui permet aux bénéficiaires d’acheter directement leurs billets sur une plateforme dédiée.

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Avec plus de 20 ans d’expérience sur notre CV, 13 000 clients dans notre portefeuille, 2000 partenaires marchands, ProwebCE est devenu l’un des prestataires incontournables pour les CSE !
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