Si vous ne deviez choisir qu'un seul outil pour votre CSE, ça serait sans doute celui-là. Indispensable aux élus dans la gestion quotidienne du CSE, le logiciel de gestion compta est également une interface reliée à vos bénéficiaires. L'évolution et la complexification constante des missions des élus de CSE, qui disposent d’encore moins de temps pour effectuer leurs tâches quotidiennes, ont fait émerger le besoin d’une aide informatique, véritable soutien au quotidien. Une solution permise par l'avènement des solutions digitales, mais aussi par la prise de conscience de l’importance grandissante du CSE et de son rôle plus que jamais central au sein de l’entreprise.
Par conséquent, le choix du logiciel CSE ainsi que du prestataire s’avère donc crucial. Il nécessite de bien prendre en compte l’ensemble des enjeux présents et futurs dans le fonctionnement du CSE. Voici nos conseils pour bien choisir son logiciel de gestion et de comptabilité.
Se poser les bonnes questions
Avant de vous lancer tête baissée dans le choix du logiciel de gestion et de comptabilité de votre CSE, commencez par vous poser, collectivement, les bonnes questions. C’est important pour vous assurer que les élus soient tous sur la même longueur d’ondes vis-à-vis de l’outil que chacun devra s’approprier et maîtriser.
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Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion compta ?
Avant de commencer à chercher il faut savoir ce que l’on cherche… Lorsqu’on parle de logiciel de gestion pour CSE, on faisait historiquement référence aux fonctionnalités d’une solution comptable.
Néanmoins, avec le développement des missions du CSE et grâce aux évolutions techniques apportées à ces solutions, il existe aujourd'hui des logiciels proposant une fonction de gestion intégrée plus ou moins poussée. Les plus pratiques et appréciées : la gestion des bénéficiaires, des ASC dont les subventions et chèques-cadeaux. Le terme générique de “logiciel de gestion” peut donc couvrir un large spectre de fonctionnalités et de services.
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Quels sont mes besoins ?
Maintenant que vous savez globalement “à quoi sert” ou “peut servir” un logiciel de gestion compta, il est temps de vous questionner sur vos besoins. Cela dépend de la taille de votre CSE mais également de la politique que vous menez auprès de vos bénéficiaires.
Un petit CSE a principalement besoin d’une interface de gestion simplifiée et d’une billetterie CSE. Un site internet et/ou une application seront clairement un plus pour communiquer avec vos bénéficiaires. Une gestion de la comptabilité en ligne peut être un plus pour gérer les activités sociales et culturelles du comité social et économique à partir de la TPE/PME.
Pour les CSE de plus grande taille, gestion simplifiée, billetterie et outils digitaux semblent indispensables. A ces fonctionnalités de base peuvent s’ajouter des solutions sur-mesure pour coordonner les missions des élus et améliorer la communication entre élus et bénéficiaires.
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Quels sont mes moyens ?
Bien entendu, le logiciel de gestion du CSE a un coût. S’il est très vite rentabilisé grâce au temps gagné par les élus et l’amélioration de la satisfaction des bénéficiaires, il convient d’y consacrer le budget adapté.
De quelques dizaines à plusieurs milliers d’euros par mois, le tarif d’un logiciel de gestion CSE dépend principalement du niveau de prestation proposé. Fonctionnalités, réseau de prestataires pour les ASC, formation et accompagnement... La bonne solution est celle qui répond le plus justement à vos besoins tout en restant dans vos moyens.
Être intransigeant sur certains critères
Si le choix du logiciel de gestion et de comptabilité du CSE dépend principalement de critères propres à chaque CSE dans le but de trouver la solution la plus adaptée, certains critères sont selon nous incontournables.
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Un espace unique de paramétrage
Peu importe que votre logiciel soit minimaliste et propose seulement de la comptabilité ou, qu’au contraire, il dispose de très nombreuses fonctionnalités, il y a une règle immuable : ce doit être une solution tout-en-un ! Tous vos services et toutes vos fonctionnalités doivent être accessibles depuis un espace d’administration unique avec un paramétrage centralisé. C’est la base d’une gestion simple et efficace.
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Une interface digitale pour les bénéficiaires
Ce qui était un “plus” hier est devenu indispensable aujourd’hui. Pour communiquer avec vos bénéficiaires et valoriser l’offre ASC du CSE, il est nécessaire de disposer d’outils digitaux performants. Du simple site Internet à l’application mobile, le logiciel de gestion n’est plus simplement un outil comptable mais également un service offert aux bénéficiaires. Pour gagner du temps, certains prestataires offrent des tableaux de bord en temps réel pour visualiser en un clin d’oeil toutes les dépenses du CSE
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Une sécurité totale des données
La protection des données est devenue un enjeu central de nos sociétés numériques et connectées. Le CSE traite quotidiennement des données privées et sensibles et doit par conséquent s’assurer que celles-ci sont protégées et sécurisées. Il est donc impératif d’opter pour un logiciel performant de ce point de vue. Pour cela, assurez-vous qu’il respecte un certain nombre de critères comme l’hébergement des données en France, la sauvegarde régulière des bases de données ou encore la conformité RGPD.
Bien choisir son prestataire
Une seule chose est au moins aussi importante que le logiciel de gestion et de comptabilité du CSE : le prestataire qui va mettre en place et paramétrer pour vous cette solution.
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Expérience et diversité des solutions
L’expérience, la notoriété et la réputation du prestataire sont bien évidemment des critères importants que vous prendrez naturellement en compte. Le nombre de CSE équipés par les solutions proposées, le volume de bénéficiaires qui les utilisent quotidiennement et la qualité du portefeuille client sont des indicateurs fiables pour se faire une idée. Notez également que le prestataire spécialisé dans les solutions CSE sera plus à même de proposer des outils spécifiquement adaptés pour ces structures.
Au-delà de ça, il est également utile de s’intéresser à la palette de solutions proposées par le prestataire. Tout d‘abord car cela est une preuve de son expertise, mais surtout parce que plus cette palette est large et plus il sera en capacité de proposer des solutions évolutives et tout-en-un permettant d’éviter la multiplication des prestataires et contrats. Pensez que si vous n’avez pas besoin d’une fonctionnalité aujourd’hui, rien ne dit que vous n’en aurez pas besoin demain.
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Une offre de chèques cadeaux et ASC attractives
Chèques-cadeaux et offres d'activités sociales et culturelles (ASC) sont les principaux critères de satisfaction de vos bénéficiaires. C’est pourquoi l’adoption du logiciel de gestion et de comptabilité ne doit pas être uniquement faite en fonction de critères internes au fonctionnement du CSE mais également en fonction du service apporté aux bénéficiaires.
Dans ce domaine, c’est la richesse et la diversité de l’offre qui fait foi. Pour les chèques-cadeaux et autres bons d’achats, le prestataire doit s’appuyer sur un très large réseau de magasins dans des domaines variés. En ce qui concerne les ASC, l’offre billetterie du CSE doit proposer un choix de parcs d'attractions, spectacles, concerts, événements sportifs et de cinémas sur tout le territoire. Et si leur distribution est directement comptabilisée dans le logiciel comptable, que demander de plus !
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Service et accompagnement
Un logiciel a beau être une solution technique, cela n’empêche pas d’apporter une grande importance à la relation humaine. Au contraire ! Au-delà du degré de performance technologique du logiciel, c’est sa prise en main et sa simplicité d’utilisation qui permettront aux élus de se l’approprier et de l’utiliser au maximum de son potentiel. A ce titre, une formation personnalisée lors de l’installation nous semble indispensable.
Idem en ce qui concerne le suivi. Les élus doivent pouvoir compter sur un prestataire réactif et prêt à répondre à leurs questions. Plutôt que pour un “prestataire”, optez pour un “partenaire” proposant un accompagnement continu afin de s’assurer de l’efficacité du service proposé. Au moment de votre choix, intéressez-vous notamment au service-client, support technique et SAV.
En appliquant ces conseils essentiels, vous avez toutes les chances de choisir le logiciel de gestion et de comptabilité adapté aux besoins de votre CSE. Une solution qui doit vous permettre de donner un nouvel élan à votre structure aussi bien en termes d’organisation interne que de satisfaction des bénéficiaires. Si, dans cette démarche, vous souhaitez bénéficier de conseils personnalisés, rapprochez-vous des experts Edenred Solutions CSE spécialisés en logiciel de gestion et de comptabilité CSE !
