Changer de logiciel CSE : vers une transition réussie

changer de logiciel de cse

Quelques conseils pour un changement en douceur

Ecrit le 08/06/2021 - Mise à jour le 09/06/2021

Souvent nécessaire, le changement de logiciel CSE est régulièrement remis à plus tard devant la complexité de l’opération et la crainte qu’elle ne se déroule pas de manière optimale. Trop de CSE préfèrent malheureusement garder leur logiciel de gestion obsolète et inadapté plutôt que de se risquer à un changement pourtant salvateur.

C’est dommageable car il est parfaitement possible de changer de logiciel en douceur et sans contrainte aussi bien pour les élus que pour les bénéficiaires. Pour une transition réussie, il est nécessaire de s’y prendre en amont, de bien respecter certaines étapes clés et surtout de choisir le bon prestataire. Voici comment réussir votre changement de logiciel CSE !

Avant : Préparation et anticipation

Cerner ses besoins

C’est par là que tout doit toujours commencer. Quels sont mes besoins, mes attentes et quels sont les besoins et attentes de mes bénéficiaires ? Le changement du logiciel de gestion du CSE implique forcément que celui actuellement utilisé (parfois hérité de l’ancienne mandature) ne répond plus aux besoins actuels car ceux-ci ont évolué et que la solution est devenue obsolète.

Se poser les bonnes questions et y répondre collectivement de manière objective permettra d’établir un cahier des charges précis auquel devra répondre le nouveau logiciel de gestion. L’objectif, à ne jamais perdre de vue, est de gagner en efficacité, en sécurité et d’améliorer la satisfaction des bénéficiaires.

Choisir le bon prestataire

C’est sans aucun doute le choix le plus important et décisif dans votre démarche de changement de logiciel de gestion CSE. Le prestataire choisi sera non seulement garant de l’efficacité de la solution, de son coût global (ce qui est différent du simple prix d’achat) mais aussi de sa mise en œuvre opérationnelle.

Autant dire qu’il ne s’agit pas seulement de demander quelques devis ou de consulter des offres sur Internet, il faut s’intéresser à l’approche globale du prestataire (produits et services), sa réputation et ses clients. Il y a également une règle d’or à appliquer : toujours choisir un spécialiste des solutions CSE développant des produits et services dédiés.

Leader français des solutions CSE, ProwebCE propose un panel de produits (chèques-cadeaux, site internet, appli mobile,...) et de services (service-client, conseil en communication, formations,...) pour les CSE de toutes tailles (de moins de 50 à plus de 3500 salariés). Des offres adaptables pour répondre aux besoins propres à chaque CSE.

Les logiciels de gestion et comptabilité pour CSE ProwebCE permettent aux élus de répondre à leurs obligations légales tout en gérant simplement leur budget et en créant diverses prestations selon leurs propres critères. Une solution moderne et évolutive (gestion des subventions en ligne, services aux bénéficiaires dématérialisés) utilisée par plus de 7000 CSE clients et 5 millions de bénéficiaires.

L’autre grande force de ProwebCE : son large réseau de partenaires du secteur. Les bénéficiaires de ses CSE clients ont ainsi accès à l’offre de prestations la plus riche du marché pour l’utilisation de leurs avantages ASC, en matière de culture, loisirs et sport, ou pour organiser leurs vacances.

Anticiper la transition

Préparation rime avec anticipation. Pour que la transition soit fluide et se déroule sans accroc, il faut avoir anticipé les différents paramètres à prendre en compte et établi un calendrier précis. Là encore, le prestataire joue un rôle clé dans l’accompagnement du CSE. C’est lui qui est le mieux placé pour savoir ce qu’il est nécessaire de prévoir et le timing des opérations. L’objectif est d’éviter toute mauvaise surprise à la livraison pour ne pas avoir à gérer de situation d’urgence.

Dans les faits, le changement de logiciel de gestion peut prendre entre plusieurs semaines et plusieurs mois selon la complexité de l’opération et la dimension de la solution choisie. L’idéal est de profiter d’une période creuse comme les grandes vacances estivales. Pour un logiciel de comptabilité, il est recommandé de boucler l’exercice avec l’ancienne solution puis de basculer sur le nouveau logiciel au début du prochain exercice comptable.

Informer les bénéficiaires

Les bénéficiaires ne doivent en aucun cas être impactés par le changement de logiciel de gestion. Au contraire. Ils doivent simplement constater une évolution positive des solutions mises à leur disposition.

Pour que cette transition se déroule du mieux possible, il est essentiel de les informer des évolutions à venir pour qu’ils s’y préparent, soient rassurés quant à la sécurité de leurs données et aient le sentiment (légitime) d’être pleinement intégrés au projet.

La meilleure démarche est donc de communiquer avec les bénéficiaires de manière transparente sur le calendrier de mise en œuvre et les nouveaux services auxquels ils auront accès. Cette communication peut être entreprise par l’intermédiaire de supports dédiés (plaquettes, tutos, vidéos, etc..) notamment si le CSE s’est orienté vers une solution 100% digitale.

Pendant : Prise en main du logiciel CSE et communication

Des élus vite opérationnels

C’est le moment de bascule. Si tout a été bien préparé en amont et que votre prestataire est à la hauteur, la transition doit se dérouler en douceur. Chez ProwebCE, nous avons parfaitement l’habitude de gérer ce genre d'opérations, y compris pour des CSE de très grande taille.

L’essentiel est que les élus puissent rapidement et simplement prendre en main la solution. C’est important pour gagner en temps et en efficacité mais aussi pour qu’ils soient vite rassurés. Au-delà de la mise en place et du paramétrage de la solution, ProwebCE propose un accompagnement dédié aux membres du CSE et notamment des formations en situation pour accélérer et optimiser la prise en main du logiciel.

Des bénéficiaires informés

Pour une transition réussie vis-à-vis des bénéficiaires, il est important de ne jamais laisser planer de doutes et d’incertitudes. Les élus ont un devoir d’information et si une bonne communication en amont est nécessaire, celle-ci doit se poursuivre également au moment de la fameuse transition.

Si les plateformes accessibles aux bénéficiaires sont indisponibles, même durant un très court laps de temps, il faut les en informer avant et être en capacité de répondre à leurs interrogations pendant. Cela nécessite de s’appuyer sur un service-client efficace mais également que les élus bénéficient d’un bon niveau d’information pour ne pas se retrouver démunis devant d’éventuelles questions de bénéficiaires.

Après : Accompagnement et évolutions

Des experts dédiés

Un bon prestataire CSE ne se contente pas de vendre une solution et de l’installer. Il est aussi le garant de son bon fonctionnement, de son optimisation et de son évolution dans le temps pour que celle-ci corresponde toujours aux besoins du CSE et aux usages des bénéficiaires. Cela évitera d’avoir encore à changer de logiciel dans quelques années. Dans cette optique, ProwebCE se considère d’ailleurs plus comme un partenaire qu’un prestataire.

Fidèle à la démarche qui a fait son succès, le leader français des solutions CSE offre à ses clients un accompagnement par une équipe d’experts. Ceux-ci proposeront notamment des actions de paramétrage (activités, état personnalisé, contrôle de cohérence, mise à jour de base,…) et des conseils (opérations de fin d'année, bonnes pratiques sur vos outils, etc.. ) en fonction des besoins ponctuels ou récurrents du CSE.

Autre point essentiel, le service-client. ProwebCE dispose d’une équipe dédiée et spécialement formée pour répondre à l’ensemble des questions des bénéficiaires. Un fort motif de satisfaction pour ces derniers et un réel soulagement pour les élus.

Des formations adaptées

Pour répondre à l’évolution des besoins et monter en compétences, la formation des élus est un enjeu central du CSE. C’est pourquoi ProwebCE propose un panel de formations adaptées et concrètes en communication (pour mettre à jour son actualité et valoriser ses informations CSE), en gestion (pour gérer ses activités et ses bénéficiaires simplement) et en comptabilité (pour être sûr de tenir une comptabilité aux normes grâce au logiciel).

Chaque année, des ateliers pédagogiques et autres séminaires sont également organisés dans un cadre se voulant convivial. Au programme : formations sur les logiciels, ateliers à thème, webinars mensuels, interventions de spécialistes et partage d'expériences avec d'autres CSE. Être client ProwebCE, c’est aussi rejoindre un réseau, le plus important de France !

Pour intégrer ce réseau et en savoir plus sur nos solutions, n’hésitez pas à vous rapprocher de nos équipes.

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Le saviez-vous ?

Les logiciels de gestion et comptabilité pour CSE ProwebCE permettent aux élus de répondre à leurs obligations légales tout en gérant simplement leur budget et en créant diverses prestations selon leurs propres critères. Cette solution moderne est aujourd'hui utilisée par plus de 7000 CSE clients et 5 millions de bénéficiaires !

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