La comptabilité du CSE

la comptabilité du cse
Ecrit le 03/09/2021 - Mise à jour le 20/09/2021

Notre guide sur les obligations comptables du CSE

Depuis 1945, le Comité d’Entreprise s’est offert une place de choix aux côtés des salariés Français. En 2020, il a évolué vers le CSE, une instance dont les missions reprennent celles du CE, des délégués du personnel et du CHSCT. En matière de comptabilité, les prérogatives du CSE sont à peu près similaires à celles de l’ex-CE.

Des obligations comptables différentes selon la taille du CSE

Le CSE est soumis aux obligations comptables des commerçants (c. com. art. L. 123-12) quel que soit le niveau de ressources, mais les obligations diffèrent selon la taille.

 - Pour les petits CSE

Les petits CSE sont les CSE qui disposent de ressources annuelles (budgets des œuvres sociales cumulées et de fonctionnement) inférieures à 153 000 €. Ces instances peuvent se contenter d‘une « comptabilité ultra simplifiée » d’après les articles D. 612-5 du Code de commerce et D. 2325-11 du Code du travail. Leurs obligations se résument à une tenue de compte allégée (=dépenses-recettes), selon l’article L. 2315-65 du Code du travail).

Concrètement, ils doivent :

  • Tenir un livre chronologique qui retrace chronologiquement les montants et l’origine des dépenses et recettes ;
  • Distinguer les opérations relevant des Attributions Économiques et Professionnelles (AEP) de celles des Activités sociales et Culturelles (ASC) ;
  • Mettre en œuvre un état de synthèse simplifié qui porte sur des informations supplémentaires liées à ses obligations en cours et son patrimoine.

S’il est permis de tenir le livre manuellement, il est conseillé d’utiliser un logiciel comptable.

NB : Pour déterminer le montant des ressources, on cumulera la subvention de fonctionnement et celle des ASC (en déduisant, le cas échéant, le montant reversé au CSE Central ou comité Interentreprises).

 - Pour les CSE de taille moyenne

Les CSE de taille moyenne ont des ressources annuelles dépassant 153 000 €, mais qui n'excèdent pas au moins deux des trois seuils fixés par le décret D. 2315-33 du Code du travail. Voici les trois seuils : 50 salariés, 3,1 M€ de ressources et 1,55 M€ de bilan.

Ces CSE peuvent appliquer une « présentation simplifiée » de leurs comptes c’est-à-dire la comptabilisation des recettes et dépenses durant toute l’année et l’enregistrement des dettes et de créances à la clôture de l’exercice.

Les comptes annuels des CSE de taille moyenne doivent être présentés à un expert-comptable et nécessitent d’avoir recours à un logiciel comptable.

- Pour les CSE de grande taille

Les CSE de grande taille sont les CSE ayant excédé au moins deux des trois critères évoqués auparavant.
Ils doivent alors :

  • Adopter une comptabilité de droit commun appropriée au Code du Commerce (code du travail Article D. 2315-64,1 ; code du commerce article L. 113-12) ;
  • Mettre en place une comptabilité d’engagement appelée « Créances et dettes » ;
  • Élaborer une présentation de comptes annuels complets contenant une annexe, un compte de résultat et un bilan ;
  • Présenter les comptes annuels à un expert-comptable ;
  • Désigner un Commissaire aux comptes (CAC) pour 6 exercices (le montant de la certification par le CAC est supporté par le CSE sur la subvention de fonctionnement) ; 
  • Instaurer une commission de marchés pour les marchés dont le montant excède 30 000 €.

La gestion comptable du CSE

 - Le rôle du trésorier

Pour la bonne gestion comptable du CSE, le trésorier du CSE joue un rôle crucial. Il permet au CSE d’être autonome financièrement et juridiquement en assurant la gestion comptable et budgétaire de l’instance. Le Code du travail ne définit pas la fonction du trésorier : son rôle doit être méticuleusement défini dans le règlement intérieur du CSE.

L’intervention du trésorier prend en compte la gestion financière et comptable du comité. Il doit tenir les comptes, gérer le patrimoine et les finances de l’instance en veillant au respect des deux budgets et aux dépenses.

Enfin, il est chargé de préparer le compte rendu de gestion de fin de mandat et le compte rendu annuel de gestion ou encore assurer l’approbation des comptes par l’expert-comptable quand cela est nécessaire.

En somme, le trésorier met en œuvre les décisions du CSE sur le plan financier.

 - Les obligations comptables du CSE

Pour tous les CSE, la tenue d’une comptabilité est plus qu’essentielle. Ils doivent, en effet, respecter les obligations comptables suivantes selon les articles L2325-45 et L123-12 du code de commerce :

  • un enregistrement comptable des mouvements
  • un inventaire à faire une fois par an
  • un établissement des comptes annuels à la fin de l’exercice
  • une obligation de donner des informations sur des conventions importantes [article L. 2315-66 du Code du travail],
  • une obligation d’établir un rapport de gestion [article L. 2315-69 du Code du travail],
  • une obligation d’élaborer un rapport sur les accords passés entre le comité et l’un de ses membres [article L. 2315-70 du Code du travail],
  • une obligation de faire un rapport au nouveau comité une fois l’instance renouvelée

 - Logiciel de comptabilité CSE

L’utilisation d’un logiciel de comptabilité adapté aux moyens dont le CSE dispose et à ses besoins est indispensable.

En effet, les CSE disposant des ressources excèdant 153 000 euros doivent au minimum utiliser un logiciel comptable approprié aux dispositions réglementaires : distinction des 2 budgets ; respect du plan comptable ; sécurisation des écritures.

Toutefois, pour gérer les prestations de plusieurs centaines de salariés, il est recommandé d’acquérir un outil spécialisé comprenant une gestion des prestations, une gestion des bénéficiaires et une comptabilité (en partie automatisée).

Le logiciel de gestion et comptabilité tout-en-un de ProwebCE facilite le quotidien des élus et en particulier du trésorier en intégrant, entre autres, le déversement automatique des écritures comptables lorsqu’un bénéficiaire réserve une activité via le site internet ou l’application mobile du CSE.

Les budgets du CSE

Le CSE dispose de deux budgets autonomes qui ne peuvent être confondus.

  • les attributions économiques et professionnelles (AEP) aussi appelé budget de fonctionnement : l’employeur doit verser une subvention de fonctionnement d’un montant annuel équivalent à 0,2 % de la masse salariale brute (art. L 2315-61 du C. tr.) dans les entreprises de cinquante à deux milles salariés et 0,22 % dans les entreprises d’au moins deux mille salariés ;
  • les attributions pour les activités sociales et culturelles (ASC) ou budget ASC : le montant de cette contribution résulte de la négociation ou des dépenses déjà réalisées par l’entreprise au titre des activités sociales et culturelles au cours de la dernière année précédant la prise en charge des activités sociales et culturelles par le CSE (articles L 2312-78 à L 2312-80 du Code travail)

 - Le budget de fonctionnement

La subvention de fonctionnement doit permettre au comité de fonctionner de manière autonome, afin de couvrir les dépenses liées à l'administration courante et d'exercer ses attributions économiques et professionnelles.

  • Les tâches administratives et comptables, à savoir :

- Les frais courants de fonctionnement : fournitures de bureau, frais de communication de téléphone et internet, frais postaux, frais liés à l'édition et à la diffusion de compte-rendu de réunion, etc. ;

- Les salaires et charges sociales des personnes recrutées à titre permanent ou temporaire par le comité et affectées à des postes liés au fonctionnement administratif du comité, recours à une société prestataire pour la rédaction des PV de CSE ;

- Les frais liés à l'édition de bulletins ou revues édités par le comité ;

- Les frais occasionnés par les déplacements des membres du comité et des représentants syndicaux ;

  • Les activités d’expertise et missions économiques :

- Payer les honoraires des experts libres (juriste, d'un ergonome, d'un économiste, d’un expert-comptable) ;

- Se faire assister par un expert-comptable pour l’établissement de sa comptabilité : recours obligatoire lorsque les ressources annuelles sont supérieures à 153 000 €.

- Se faire assister d’un expert-comptable dans le cadre de la consultation annuelle sur la stratégie de l’entreprise. Ces honoraires sont pris en charge par l’employeur, et par le CSE à hauteur de 20% dans la limite du tiers de son budget annuel, sauf accord plus favorable avec l’employeur.

- Acheter de la documentation technique ;

- Financer des campagnes d'information en direction du personnel : recours à des sondages chargés d'interroger les salariés, diffusion de plaquettes, édition de revues.

  • La subvention de fonctionnement sert à financer les actions de formation.

Les membres titulaires du comité bénéficient d'un stage de formation économique d'une durée maximale de cinq jours, formation renouvelée lorsqu'ils ont exercé leur mandat pendant quatre ans, consécutifs ou non.

Le financement de la formation (frais d'enseignement, de transport, d'hébergement) est pris en charge par le comité sur son budget de fonctionnement.

 - Le budget ASC

A côté de ses missions économiques, le CSE est chargé de mettre en place des activités sociales et culturelles au bénéfice des salariés, de leur famille et des stagiaires. Pour cela, l’instance met en place un budget ASC.

La notion d’Activités Sociales et Culturelles est définie par l’article L. 2323-83 du Code du travail ; l’Activité sociale et culturelle doit être :

1° Facultative : tout ce qui incombe légalement à l'employeur en matière sociale échappe à la gestion du CSE. En revanche, les activités sociales mises en place par l'employeur alors qu'il n'a pas d'obligation légale restent du domaine de la responsabilité du CSE qui peut, à tout moment, en revendiquer la prise en charge avec les moyens financiers correspondants.

2° Viser à l'amélioration des conditions de vie et de travail : notion très vaste qui peut viser par exemple la mise en place d'un restaurant d'entreprise, la participation au financement de titres-restaurants, l'institution des activités éducatives et culturelles (prêt de livres, de CD, service de billetterie, etc..).

3° Concerner prioritairement le personnel de l’entreprise : le CSE doit réserver les activités sociales et culturelles prioritairement aux salariés ou à leur famille. Tous les salariés doivent pouvoir en bénéficier quelle que soit la nature de leur contrat de travail (CDI, CDD, contrats aidés temps complet et temps partiel).

Les salariés en période d'essai ou en préavis doivent également pouvoir bénéficier des activités sociales et culturelles.

La notion de famille n'a pas été définie par la loi : le CSE peut ouvrir les droits au conjoint, au concubin, au partenaire d'un pacs, aux ascendants et descendants à charge, etc. Il peut également restreindre son champ d'intervention à certains membres de la famille ou subordonner le bénéfice d'une activité sociale à certaines conditions limitatives telles que l'âge des enfants.

4° Etre attribuée de manière non discriminatoire : le CSE ne peut pas s'appuyer sur des critères par nature discriminatoires comme l'âge, le sexe, l'origine, l'appartenance à une religion ou à un syndicat pour faire varier le montant de sa participation à une activité sociale. Il ne peut pas exclure une catégorie du personnel du bénéfice d'une activité.

En revanche, il peut moduler les prestations en fonction de la situation des bénéficiaires (revenus du salarié, nombre d'enfants à charge, quotient familial).

 - Définir les budgets prévisionnels

L’établissement de budgets prévisionnels pour les AEP et les ASC est obligatoire pour les « moyens » et « gros » CSE.

L’article D. 2325-14 I – 3° c) prévoit que le rapport d’activité comporte « les éléments d’analyse portant sur les écarts entre le budget prévisionnel et le budget réalisé ».

Le budget exprime les choix des élus.

Le budget n'est pas un document figé, il doit être suivi et peut être réévalué en cours d’année (budget rectificatif).

La démarche d’élaboration du budget des ASC est la suivante :

  • Faire un état des lieux

Quelles sont les activités existantes ?
Connaissance des satisfactions du personnel à travers un sondage.
Diagnostic des besoins et des attentes en matière de prestations.

  • Constituer un fichier du personnel

Les besoins du personnel peuvent varier en fonction de la moyenne d'âge des salariés et ayants droits, de leur niveau de revenus, de leur situation familiale, de leur situation géographique etc.

Il est donc indispensable de connaître la population des bénéficiaires (salariés et ayants droits).

  • Estimer les ressources

En se basant sur la dotation de l’année précédente, en anticipant les évolutions des effectifs, en questionnant l’entreprise sur la masse salariale prévisionnelle.

  • Choix du type de prestations

Il existe principalement deux catégories de prestations offertes par un comité à ses salariés :

- Les prestations proposées en contrepartie d’une participation du salarié ;

- L’attribution de subventions (remboursement totale ou partielle de dépenses sur justificatifs).

  • Organiser des commissions

- Définir la nature des prestations à proposer : distribution gratuite ou avec participation, remboursement sur factures, prestations de groupe ou individuelles ;

- Regrouper les prestations au sein de commissions ou pôles de consommation ;

- Affecter à chaque pôle un budget de dépenses et évaluer la cohérence et l’équilibre budgétaire des commissions.

  • Définir les règles d’attribution

Choisir quel seront les bénéficiaires : salariés et/ou famille ;
Définir des plafonds : Participation plafonnée en montant ou en %, Quantité billetterie plafonnée par mois / par année, durée des séjours plafonnée en semaine / en nuitée, etc...

Le bilan comptable du CSE

 - Pour les petits CSE

Le CSE dont les ressources annuelles sont inférieures à 153 000 € présente chaque année :

  • Un état des dépenses et recettes selon le modèle figurant à l’article 3 du règlement ANC 2015-02.vds
  • Un état annuel de la situation patrimoniale portant sur les biens & placements, les stocks, l’état de ses créances et dettes, ses disponibilités et ses emprunts & dettes. (cf article 4 du règlement ANC 2015-02).

 - Pour les moyens CSE

Le CSE dont les ressources annuelles sont > à 153 000 € et qui ne remplissent pas au moins deux des trois critères fixés par décret (3,1 M€ de ressources, 1,55 M€ de bilan et 50 salariés) peuvent bénéficier d’une présentation simplifiée de leurs comptes annuels tout en appliquant les règles de droit commun :

  • Mise en place d’une comptabilité d’engagement ;
  • Présentation de comptes annuels (bilan ; compte de résultat, annexe) ;
  • Nomination d’un Commissaire aux comptes pour 6 exercices ; le coût de la certification est supporté par le CSE sur sa subvention de fonctionnement.
  • Mise en place d’une commission des marchés : pour les marchés dont le montant sera supérieur à 30 000 €.

Ils doivent au minimum respecter les modèles prévus au règlement 2015-01 de l’ANC. Soit un compte de résultat simplifié faisant apparaître les charges en produits par nature en distinguant les deux sections :

La section « Activités Économiques et Professionnelles » enregistrant les opérations relevant des attributions économiques définies à l’article L.2323-1 du code du travail ;

La section « Activités Sociales et Culturelles » enregistrant les opérations relevant des attributions en matière d’activités sociales et culturelles définies aux articles L.2323-83 à L.2323-85 du code du travail.

Pour les produits et charges relevant des deux sections, les modalités de détermination des clés de répartition doivent être mentionnées dans l’annexe des comptes.

Au bilan, les fonds propres doivent être présentés par section.

En plus des informations à mentionner dans l’annexe selon les dispositions des règlements CRC n°99-01 et ANC n°2014-03, le CSE doit mentionner :

  • le montant des ressources perçues au cours de l’exercice ; qui peut être présenté sous forme de tableau (cf ANC 2015-01 art. 7)
  • les informations relatives aux modalités de détermination des clés de répartition utilisées pour ventiler les charges communes aux deux sections.
  • les informations au titre des transactions significatives effectuées pendant l’exercice dans le cadre de l’exercice de ses missions.

 - Pour les grands CSE

  • Obligation de nommer un commissaire aux comptes

Les CSE qui dépasse au moins deux des trois critères (3,1 M€ de ressources, 1,55 M€ de bilan et 50 salariés) ainsi que les CSE tenus d'établir des comptes consolidés, sont tenus de faire certifier leurs comptes par un commissaire aux comptes.
Les CSE doivent nommer au moins un commissaire aux comptes et un suppléant, distincts de ceux de l'entreprise. Le comité tenu d'établir des comptes consolidés doit nommer 2 commissaires aux comptes. Le coût de la certification des comptes annuels doit être pris en charge par le comité sur sa subvention de fonctionnement (C. trav. art. L 2325-54 et L 2325-55 nouveaux).

Le commissaire aux comptes est investi d'un droit d'alerte lorsqu'il relève, à l'occasion de sa mission, des faits de nature à compromettre la continuité de l'exploitation du comité (Art. R. 2325-17).
L’information doit être adressée sans délai au secrétaire et au président du comité par tout moyen propre à donner une date certaine à sa réception.
Le secrétaire doit répondre dans un délai de 30 jours afin de donner son analyse de la situation et, le cas échéant, de préciser les mesures envisagées (Art. R. 2325-18).

  • Création d’une commission des marchés

Une commission des marchés doit être instaurée au sein des CSE qui dépasse au moins deux des trois critères (3,1 M€ de ressources, 1,55 M€ de bilan et 50 salariés) (Art. R. 2325-4-1). Le CSE déterminera, sur proposition de la commission des marchés, les critères retenus pour le choix des fournisseurs et prestataires et la procédure des achats de fournitures, de services et de travaux.

La commission des marchés intervient pour les marchés au-delà de 30 000 €. Elle devra établir un rapport d’activité annuel, annexé au rapport de gestion.

Les comptes annuels du CSE

 - Plan comptable du CSE

Les comptes annuels sont établis conformément au nouveau plan comptable des personnes morales de droit privé à but non lucratif (ANC 2018-06) applicable aux exercices ouverts à compter du 1er janvier 2020, et du règlement 2015-01 du 2 avril 2015 relatif aux comptes des comités sociaux et économiques, des comités centraux d’entreprise et des comités interentreprises relevant de l’article L. 2325-45 du code du travail.

La nomenclature des comptes de fonds propres ainsi que les comptes de charges et de produits du plan comptable général sont à décliner pour chaque section (section « Attributions économiques et professionnelles (AEP) » et section « Activités sociales et culturelles (ASC) »).

Les comptes spécifiques aux CSE sont les suivants (Article 8 du règlement ANC n°2015-01) :

Comptes de capitaux

1061 Réserves « attributions économiques et professionnelles »

1062 Réserves « activités sociales et culturelles »

1101 Report à nouveau « attributions économiques et professionnelles »

1102 Report à nouveau « activités sociales et culturelles »

1191 Report à nouveau « attributions économiques et professionnelles »

1192 Report à nouveau « activités sociales et culturelles »

1201 Résultat de l’exercice « attributions économiques et professionnelles »

1202 Résultat de l’exercice « activités sociales et culturelles »

1291 Résultat de l’exercice « attributions économiques et professionnelles »

1292 Résultat de l’exercice « activités sociales et culturelles »

Comptes de produits

7403 Autres subventions

75601 Subvention de fonctionnement reçue de l’employeur

75602 Contribution reçue de l’employeur

Le compte 41 et ses subdivisions sont intitulés « bénéficiaires ».

 - Clôture comptable du CSE

Chaque exercice comptable s’achève par la cessation des comptes annuels. En effet, tous les comptes qui figurent dans la comptabilité du CSE sont soldés et figés pour passer à l’exercice suivant. Ainsi, à la fin de l’exercice comptable, l’arrêté des comptes du CSE consiste à présenter les comptes annuels du CSE tout en figeant le bilan comptable à un moment X.

L’arrêté des comptes doit être effectué par des membres élus du CSE désignés par lui et au sein de ses membres élus (C. trav. art. L 2325-49 nouveau).

Ni l'employeur, ni les représentants syndicaux du CSE ne participent à l'arrêté de ces comptes. Les modalités selon lesquelles les comptes annuels du CSE sont arrêtés, doivent être fixées par son règlement intérieur.

Pour tout savoir sur l’arrêté des comptes, consultez notre article dédié sur la clôture comptable du CSE.

 - Approbation des comptes : modalités et délai

Les comptes annuels sont approuvés par les membres élus du comité réunis en séance plénière au cours d'une réunion portant sur ce seul sujet et faisant l'objet d'un procès-verbal spécifique (C. trav. art. L 2325-49 nouveau). Les comptes annuels ou les documents mentionnés à l’article L. 2325-46 sont approuvés dans un délai de six mois à compter de la clôture de l’exercice (Art. R. 2325-13). Le délai peut être prolongé à la demande du comité par ordonnance du président du tribunal de grande instance statuant sur requête.

 - Communication des documents annuels

Selon le Code du travail article L 2325-53 nouveau, les comptes annuels et le rapport de gestion et d’activité doivent être communiqués aux salariés de l’entreprise, une fois approuvés, et ce par tout moyen.

Le rôle de l’expert comptable du CSE

L’Expert-comptable certifie les comptes annuels du CSE une fois les présentations complétées. Il vérifie la conformité des informations et rectifie si nécessaire. Obligatoire à partir des moyens CSE, ses honoraires sont à la charge du comité et à inclure dans le budget de fonctionnement.

Les CSE d’entreprises d’au moins 50 salariés doivent faire appel à un expert-comptable, expert technique ou expert agréé dans le cas prévu par le Code du travail (Code du travail article L. 2315-78). Cela concerne donc les moyens et grands CSE.

Un certain nombre d’expertises sont intégralement financées par l’employeur :

  • La consultation sur la situation économique et financière de l’entreprise
  • La consultation sur la politique sociale, les conditions de travail et de l’emploi
  • Les projets de licenciements économiques avec PSE

Certaines expertises doivent être financées à hauteur de 20% par le CSE, notamment la consultation sur les orientations stratégiques de l’entreprise et les expertises ponctuelles.

Consultez notre article sur l’accompagnement des élus par des experts-comptables pour certifier les comptes du CSE !

Les documents consultables par le CSE

  • Les dossiers comptables du CSE doivent être archivés. En aucune manière, le trésorier n’a le droit de détruire les dossiers comptables du CSE. En effet, il faut qu’il connaisse les documents comptables CSE à conserver et qu’il se rende compte pourquoi doit-on les sauvegarder. La conservation des documents doit se faire pendant un délai. Dans le cas contraire, le CSE s’expose à de grands risques comme le rejet de sa comptabilité. Il risque, également, de recevoir une sanction fiscale, ce qui peut nécessiter la responsabilité de son trésorier. Concernant les délais de conservation, ils dépendent du type de documents comptables dont il s’agit.

Le délai de conservation des comptes annuels et, le cas échéant, et les documents à l’article L. 2325-46, ainsi que toutes les pièces justificatives qui s’y rapportent est de dix ans à compter de la date de la fin de l’exercice auquel les comptes se rapportent. (Code du travail, article L. 2325-56 nouveau).

  • Les documents juridiques et comptables

Pour les livres comptables obligatoires (journal, inventaire, grand livre), le délai de conservation est d’au moins 10 ans à compter de la cessation du livre d’après l’article L. 123-22 du Code de Commerce. Concernant les comptes annuels (le compte de résultat, le bilan et l’annexe), c’est 10 ans à partir de la clôture de l’exercice comptable. Les registres juridiques obligatoires (registre des PV) doivent être conservés au moins durant 6 ans. Les statuts de l’entreprise : au minimum 5 ans après que la société soit radiée au Registre du Commerce et des Sociétés [article L. 2224 du Code civil], mais il est préférable de les conserver et de les archiver à vie.

Les documents commerciaux : les contrats entre commerçants et entre un non commerçant et un commerçant sont à garder au moins 5 ans selon l’article L. 110-4 du Code de Commerce.
Pour les contrats des biens immobiliers, la durée d’archivage est de 30 ans selon l’article 2272 du Code civil.
Les contrats concernant les bons de livraisons, bons de commandes, factures fournisseurs et clients et les documents bancaires doivent être conservés au moins 10 ans à compter de la fin de l’exercice comptable stipulé par l’article article L. 123-22 du Code de Commerce.

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