Guide du chèque cadeau en entreprise

L’avantage salarié par excellence

le chèque cadeau en entreprise
Ecrit le 28/09/2022 - Mise à jour le 22/11/2022

Temps de lecture : 10 min

En entreprise, le chèque-cadeau est offert dans la très grande majorité des cas aux salariés. Cet avantage, dont le montant est fixe, est à utiliser comme un moyen de paiement auprès d’un large éventail de marques partenaires, spécialisées aussi bien dans les biens que dans les services. En tant qu’élu CSE, que faut-il retenir pour réussir la mise en place du chèque-cadeau entreprise ?

Qu’est-ce que le chèque-cadeau en entreprise ?

Le chèque-cadeau en entreprise est une prestation ASC (Activité Sociale et Economique) du CSE (Comité Economique et Social). En l’absence du CSE, donc lorsque l’entreprise compte moins de 11 salariés, il peut être octroyé directement par l’employeur, si ce dernier le souhaite.

Particulièrement apprécié par les salariés français, il s’agit plus exactement d’un bon d’achat offert par l’entreprise aux employés. Ceci afin de les récompenser, entretenir l’esprit d’entreprise ou pour célébrer les grandes occasions de la vie (Noël, mariage, adoption, naissance, etc.). Il s’utilise soit comme un moyen de paiement soit il s’échange auprès d’une ou de plusieurs enseignes commerciales ou culturelles.

Le chèque-cadeau en entreprise est aussi bien avantageux pour le CSE que pour les bénéficiaires. Du côté du premier, il est non seulement exonéré de charges sociales, mais également déductible. Pour les seconds, il leur permet de se faire plaisir tout en gagnant en pouvoir d’achat. Enfin, et il ne faut pas l’oublier, il permet à chacun de participer activement à l’économie française en dépensant auprès des commerces indépendants et de proximité.

Plusieurs formats de chèque-cadeau entreprise disponibles

Le CSE peut choisir entre trois formats de chèque-cadeau, ceci afin que chaque salarié puisse utiliser son avantage en toute sérénité ! Il est donc possible de distribuer la version papier, la version carte ou encore le chèque-cadeau digital, totalement dématérialisé.

Plus en détail :

  • Le chèque-cadeau papier a évolué au fil du temps. Aujourd’hui, cette version est entièrement sécurisée grâce à l’impression holographique, qui la rend infalsifiable.
  • La carte cadeau quant à elle consiste en un support rechargeable. Utilisable en plusieurs fois, au centime d’euro près, elle peut être mono enseigne, multi-enseigne ou encore pré-payée.
  • Quant au chèque-cadeau digital, il s’envoie par e-mail, donc en quelques clics seulement. Cette option évite ainsi au CSE de devoir mettre en place toute la logistique nécessaire à la gestion de cet avantage (stockage, tri, distribution manuelle, envoi sous pli postal, etc.).

Le chèque-cadeau en entreprise : pour qui ? Pour quoi ?

Alors pour qui le chèque-cadeau en entreprise ? Ce dispositif peut prendre forme au sein de l’entreprise dès le 1er salarié, qu’il soit en période d’essai, en CDD, en stage, à temps partiel, en cours de préavis ou en congé (maternité, maladie, vacances…). De plus, toute entreprise de tout secteur d’activité et chiffre d’affaires peut choisir de récompenser et encourager ses salariés et stagiaires grâce à cet avantage CSE.

Le CSE peut également offrir des chèques-cadeaux aux dirigeants assimilés salariés, et dans de rares cas, à des personnes externes, généralement des clients, des partenaires, fournisseurs de l’entreprise, dans une démarche de fidélisation et à condition que l’opération serve directement l’intérêt de l’entreprise.

Dans une démarche d’égalité, son attribution ne doit en aucun cas reposer sur des critères discriminatoires :

  • Sélection des salariés bénéficiaires selon leur âge, sexe, origine, religion, appartenance à un syndicat ou encore de leur participation à un mouvement social ;
  • Élimination des salariés arrivant en retard, absents ou présentant des résultats considérés comme insuffisants ;
  • Sélection des salariés sur leur catégorie professionnelle, niveau de rémunération, type de contrat de travail.

Où les bénéficiaires peuvent-ils dépenser les chèques-cadeaux distribués par leur entreprise ?

De nombreuses enseignes physiques et en ligne acceptent les chèques-cadeaux, aussi, pour être certain d’offrir un avantage qui fasse réellement plaisir aux bénéficiaires, le CSE doit consulter attentivement la liste des partenaires de la société émettrice du dispositif de paiement.

Quant au pourquoi d’un tel avantage, les raisons sont nombreuses :

  • Le chèque-cadeau entreprise augmente et nourrit la motivation des salariés, d’autant plus si le CSE en offre plusieurs fois durant l’année ;
  • Il marque concrètement les événements fédérateurs, tel que l’arbre de Noël ;
  • Il augmente directement le pouvoir d’achat des bénéficiaires en agissant comme un complément de revenus ;
  • Auprès des nouveaux talents et candidats au recrutement, il illustre une entreprise soucieuse du bien-être de ses employés ;
  • Il s’adapte aux besoins du CSE ;
  • Il démocratise l’accès à la culture en permettant à leurs bénéficiaires de faire des activités, des sorties ou d’acheter des biens culturels ;
  • Lorsqu’il respecte les critères mis en place par l’URSSAF, il est exonéré des cotisations sociales habituellement appliquées aux avantages en nature.

Vous envisagez de mettre en place des chèques-cadeaux culturels au sein du CSE ? Découvrez où utiliser le chèque-cadeau Kadéos Culture !

À quel moment le CSE peut-il offrir des chèques-cadeaux entreprise ?

Pour être éligible aux exonérations prévues par la loi du travail, l’entreprise doit distribuer des chèques-cadeaux lors d’occasions spécifiques, dits événements URSSAF.

Toute attribution en dehors de ces événements est soumise aux cotisations et contributions sociales prévues par la loi. Elle peut également être considérée, toujours par la loi, comme un facteur de discrimination, par exemple, lorsqu’elle survient à l’occasion, par exemple, d’une fête régionale.

Voici les événements concernés :

La naissance, l’adoption : pour bénéficier de chèque-cadeau entreprise dans le cadre d’une naissance ou d’une adoption, le salarié doit prouver que l’événement s’est déroulé dans l’année civile.

Le mariage, le pacs : cette dotation s’adresse uniquement aux salariés concernés par le mariage ou le pacs. Dans le cas où deux salariés d’une même entreprise se marient, ils sont chacun éligible au chèque-cadeau entreprise.

Le départ à la retraite : le chèque-cadeau est le présent parfait pour illustrer concrètement l’attachement de l’entreprise à un salarié sur le départ à la fin de sa carrière professionnelle.

La fête des mères, des pères : seuls les salariés ayant des enfants, peu importe le nombre de ces derniers, sont éligibles à ces chèques.

La Sainte-Catherine/Saint-Nicolas : sont éligibles les salariés et salariées non mariés qui fêtent leur 25e anniversaire (pour les femmes) et 30° anniversaire (pour les hommes) dans l’année civile.

Noël adulte/Noël enfant : concerne les salariés et les enfants jusqu’à 16 ans révolus dans l’année civile. L’avantage doit « permettre l’accès à des biens en rapport avec cet événement tels que notamment les jouets, les livres, les disques, les vêtements, les équipements de loisirs ou sportifs. ». Quant aux achats alimentaires, ils doivent, eux aussi, être à caractère festif (saumon, foie gras, etc.).

Si deux salariés parents d’enfant de 16 ans révolus travaillent dans la même entreprise, chacun d’entre eux doit se voir offrir individuellement un chèque-cadeau. Une bonne chose lorsqu’en 2021 déjà, le magazine Capital, spécialisé dans l’actualité économique, nous apprenait que « en un an, les prix des jouets ont augmenté en moyenne de 5 euros en raison des problèmes d'approvisionnement et de la hausse des coûts des matières premières. »

La rentrée scolaire : pour les salariés parents d’enfants âgés de moins de 26 ans dans l’année d’attribution du bon d’achat (sous réserve de la justification du suivi de scolarité).
L’URSSAF rappelle que « par ‘rentrée scolaire’, il faut entendre toute rentrée de début d’année scolaire, universitaire… peu importe la nature de l’établissement : établissement scolaire, lycée professionnel, centre d’apprentissage, etc. »
Pour ajouter que « lorsqu’il est attribué au titre de la rentrée scolaire, le bon d’achat devra permettre l’accès à des biens en rapport avec cet événement (fournitures scolaires, livres, vêtements, micro-informatique). »

La rentrée scolaire 2022-2023 sera encore plus chère pour les parents ! L’inflation est partout, à tel point que « Les cahiers coûteront en moyenne 20 à 25 % plus cher cette année » (source : RTL info). En tant qu’instance chargée du bien-être des salariés, le CSE peut faire grimper le pouvoir d’achat des parents inquiets en leur octroyant des bons d’achat pour la rentrée scolaire 2022-2023.

Quelles sont les exonérations prévues par la loi ?

Depuis le 1er janvier 2022, les chèques-cadeaux entreprise sont exonérés de cotisations sociales à condition que la valeur totale ne dépasse pas un certain pourcentage du plafond mensuel de sécurité sociale (PMSS) par année et par bénéficiaire. Pour bénéficier de cette exonération, le CSE doit donc respecter les deux règles suivantes, mises en place par l’URSSAF :

  • Le montant des chèques-cadeaux émis sur l’année civile ne doit pas dépasser 5 % du plafond de la sécurité sociale (171€ en 2022) ;
  • L’avantage est émis dans le cadre spécifique d’événements URSSAF édictés par la lettre circulaire Acoss du 3 décembre 1996. Son utilisation est liée à l’événement concerné et pour chaque événement, le montant ne doit pas dépasser le seuil de 171€ par bénéficiaire.

Même chose pour le salarié bénéficiaire, tout chèque-cadeau respectant les critères prévus par l’URSSAF est exonéré d’impôt sur le revenu.

Bon à savoir
Les chèques-cadeaux en entreprise doivent impérativement mentionner soit la nature du bien, soit le ou les rayons du magasin, soit le nom d'un ou plusieurs magasins. Pour tout savoir sur la réglementation du chèque-cadeau 2023, on vous a concocté un article détaillé.

Zoom sur la distribution du chèque-cadeau en entreprise

Concernant la distribution du chèque-cadeau CSE en entreprise, il faut distinguer deux cas de figure : lorsque l’entreprise comptabilise moins de 50 salariés et lorsqu’elle comptabilise plus de 50 salariés.

L’entreprise de moins de 50 salariés

Dans ce premier cas, le CSE a pour unique mission de reprendre les rôles attribués aux délégués du personnel. Puisqu’il n’est pas en charge des activités sociales et culturelles, le financement et la distribution des chèques-cadeaux reviennent à l’employeur.

L’entreprise de plus de 50 salariés

Ici, la distribution des chèques-cadeaux revient uniquement au Comité Social et Economique, ce dernier ayant repris les missions d’activités socio-culturelles du Comité d’Entreprise (CE) qu’il remplace.

Comment comptabiliser les chèques et cartes cadeaux salariés ?

Dans le cadre de la comptabilité de l’entreprise, lorsque les critères d’exonération ont été respectés, le chèque-cadeau est considéré comme un avantage en nature offert au salarié. En ce sens, il doit être comptabilisé dans les comptes 647 « autres charges sociales » ou 648 « autres charges de personnel ».

Lorsque les critères d’exonération ont été dépassés ou que les chèques-cadeaux ne sont pas offerts dans le cadre d’événements URSSAF, il faut créer un compte 6417 Avantages en nature qui servira à recueillir le montant éligible aux cotisations sociales.

Si au contraire, le chèque-cadeau est d’un montant de 73 euros maximum par an et par bénéficiaire, certains spécialistes de la comptabilité suggèrent l’utilisation d’un compte 623 « Cadeaux à la clientèle ».

Comment acheter des chèques-cadeaux ?

On trouve aujourd’hui un large éventail de prestataires spécialisés dans la commercialisation des chèques-cadeaux d’entreprise. À contacter à travers un catalogue traditionnel, mais également sur internet, des points de vente ou des partenaires, ils permettent au CSE de choisir les titres de paiement adéquats en fonction de l’événement à célébrer, mais également de les personnaliser (logo, message, etc.).

Quels critères pour bien choisir son prestataire chèque cadeau ?

En plus d’être exonéré des cotisations sociales, le chèque-cadeau permet au CSE d’illustrer concrètement son plan d’action sociale tout en améliorant la vie de leurs salariés.

Facile à utiliser, il ouvre le champ des possibilités, augmente le pouvoir d’achat, il est non seulement un avantage non négligeable pour le bénéficiaire, mais également pour le CSE.

Lorsque le CSE choisit de verser cet avantage à ses bénéficiaires, il crée immédiatement un environnement de travail productif, motivant, qui donne envie de rester dans l’entreprise.

Pour réussir la distribution des chèques-cadeaux en entreprise, il est essentiel de sélectionner un prestataire fiable, compétent, sur lequel le CSE peut compter pour faire véritablement plaisir aux bénéficiaires.

Quant aux critères à étudier et à comparer, il s’agit :

  • De la livraison, qui doit être sécurisée, personnalisable (par exemple, envoie sous pli des chèques-cadeaux au domicile de chaque bénéficiaire ou possibilité de venir récupérer les chèques en personne dans un espace physique), gratuite dans la mesure du possible au-delà d’un certain montant de commande.
  • De la possibilité de personnaliser les chèques-cadeaux en ce qui concerne leur intitulé (Joyeux Noël, Bonne fête des Mères, etc.), son montant, la possibilité d’apposer le logo du Comité, un message en particulier, le nom des bénéficiaires, les dates de validité, etc.
  • Des frais de gestion, qui doivent être inexistants ou alors raisonnables pour le Comité.
  • De la validité des chèques-cadeaux, avec possibilité d’échange après dépassement de la date limite d’utilisation.

Pourquoi ProwebCE est-il votre partenaire chèque-cadeau idéal ?

Kadéos Infini, Zénith, ou Connect, ProwebCE propose trois catégories de chèques-cadeaux, afin que le CSE puisse faire plaisir à ses bénéficiaires. Plafonnés à 171 €, ces avantages sont à choisir sous format digital, carte ou papier.

Dédiés aux loisirs et à la culture, ils permettent d’accéder à une pléthore de services délivrés par un réseau unique en France qui rassemble près de 57 000 points de vente partenaires proposant plus de 1 million d’offres à tarifs réduits !

La carte Kadéos Zénith

Utilisable auprès de plus de 260 enseignes physiques et en ligne, elle est utilisable en plusieurs fois et au centime près : aucune perte financière aussi bien pour le CSE que le bénéficiaire. Pour une sécurité maximale, elle peut être bloquée en cas de perte ou de vol. Pour commander leurs cartes Kadéos Zenith, les bénéficiaires peuvent procéder en ligne à travers la billetterie CSE ProwebCE, avec un délai de livraison de 5 jours ouvrés.

Cumulables avec les autres prestations du CSE, les cartes cadeaux Kadéos Zénith existent aussi en version Culture.

Le chèque-cadeau papier Kadéos Infini

Cette option est utilisable auprès de plus de 580 enseignes physiques et en ligne. Proposé sous format de carnet ou à l’unité, ce chèque cadeau est sécurisé et peut être tracé. Pour commander leur chèque Kadéos Infini, les bénéficiaires peuvent procéder en ligne à travers la billetterie CSE ProwebCE, avec un délai de livraison de 5 jours ouvrés.

Cumulables avec les autres prestations du CSE, les chèques-cadeaux Kadéos Infini existent aussi en version Culture.

Kadéos Connect

Kadéos Connect est le chèque-cadeau 100% digital et personnalisable. Choisi par près de 7000 CE/CSE et 6 millions de bénéficiaires, il peut être utilisé auprès de plusieurs milliers d’enseignes : la boutique Kadéos Connect, sur les sites de partenaires (e-cartes et e-billets) de ProwebCE ou en magasin.

Kadéos Connect est non seulement un format protégé contre le vol et les risques de pertes, mais il est également utilisable en plusieurs fois et au centime d'euro près. Ce chèque-cadeau peut être commandé en ligne pour une réception sous forme de plateforme personnalisée en 5 jours ouvrés.

Cumulables avec les autres prestations du CSE, les chèques-cadeaux Kadéos Connect existent aussi en version Culture.

Kadéos et ProwebCE, un duo 100 % gagnant !
Kadéos est une marque du groupe Edenred, leader des solutions cadeaux en entreprise et du bien-être des salariés. Quant à ProwebCE, il s’agit du leader historique des prestataires CSE, avec 20 ans d’expérience au compteur, 2000 marchands partenaires, 7 millions de bénéficiaires et 13 000 clients entièrement convaincus. Le catalogue ProwebCE recense plus de 1 million d’offres à tarifs négociés, ce qui en fait le plus grand réseau de billetterie CSE de France.

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